Ký hợp đồng khung một hai trang rồi mua theo từng đơn là cách làm khiến nhà máy mất quyền lợi khi có sự cố. Điều khoản hợp đồng cung cấp dầu nhớt dài hạn cần nêu rõ danh mục và quy cách từng mã dầu, cơ chế giá và cách điều chỉnh, thời gian giao hàng cam kết, mức tồn kho dự phòng, chứng từ chất lượng và dịch vụ kỹ thuật đi kèm. Bài viết đưa checklist 12 điều khoản cùng bảng mẫu để phòng mua hàng dùng khi đàm phán.
Tóm tắt nhanh
- Chuẩn bị trước khi đàm phán: danh mục mã dầu, sản lượng năm và lịch bảo trì dự kiến.
- Ba điều khoản hay bị bỏ sót: cơ chế điều chỉnh giá, tồn kho dự phòng dành riêng và thời gian giao hàng khẩn.
- Nên gắn KPI vào hợp đồng: tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ giao đủ, thời gian phản hồi kỹ thuật.
- Với nhà máy miền Bắc, khoảng cách từ kho đến KCN quyết định khả năng giao trong ngày.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi đàm phán
Chất lượng hợp đồng phụ thuộc vào dữ liệu mà bên mua đưa ra. Trước khi ngồi vào bàn, cần có bốn thứ:
- Danh mục mã dầu đang dùng: tên sản phẩm, cấp ISO VG hoặc cấp SAE, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách đóng gói (phuy 209 lít, xô 20 lít, can).
- Sản lượng thực tế 12 tháng gần nhất cho từng mã, tách rõ phần thay định kỳ và phần châm bù.
- Lịch bảo trì dự kiến của năm tới, nhất là các đợt dừng máy lớn.
- Yêu cầu dịch vụ: có cần lấy mẫu phân tích dầu, khảo sát thiết bị, đào tạo vận hành hay không.
Nếu chưa có số liệu tiêu thụ chuẩn, nên rà lại theo hướng dẫn trong bài dầu công nghiệp có giúp tiết kiệm chi phí không để có cơ sở tính sản lượng cam kết. Về lợi ích tổng thể của mô hình hợp tác dài hạn, xem thêm bài hợp đồng cung cấp dầu nhớt dài hạn cho doanh nghiệp.
Checklist 12 điều khoản cần có
| Điều khoản | Nội dung cần ghi rõ | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| 1. Phạm vi cung cấp | Nhóm sản phẩm, thời hạn hợp đồng, phạm vi địa điểm giao hàng | Tranh cãi khi phát sinh mã dầu mới hoặc thêm nhà xưởng |
| 2. Danh mục và quy cách | Tên đầy đủ từng mã dầu, cấp độ nhớt, tiêu chuẩn, đóng gói | Giao sai quy cách, nhận nhầm sản phẩm tương đương |
| 3. Cơ chế giá | Giá theo từng mã, đơn vị tính, thuế, thời gian hiệu lực của giá | Mỗi đơn hàng phải đàm phán lại |
| 4. Điều chỉnh giá | Căn cứ điều chỉnh, tần suất tối đa, thời gian báo trước | Bị tăng giá đột ngột giữa kỳ |
| 5. Chiết khấu theo sản lượng | Bậc sản lượng, cách chốt và thời điểm quyết toán | Không nhận được ưu đãi dù mua đủ |
| 6. Thời gian giao hàng | Thời gian giao thường và giao khẩn, tính từ thời điểm nào | Chờ hàng khi máy đã dừng |
| 7. Tồn kho dự phòng | Mã dầu và số lượng nhà cung cấp giữ sẵn cho nhà máy | Hết hàng vào mùa cao điểm |
| 8. Chứng từ chất lượng | COA, CQ, chứng nhận nhà phân phối, số lô cho từng lần giao | Không truy xuất được khi có sự cố |
| 9. Xử lý hàng không đạt | Quy trình khiếu nại, thời hạn phản hồi, cách đổi trả và bồi thường | Thiệt hại không có căn cứ đòi |
| 10. Dịch vụ kỹ thuật | Số lần khảo sát, lấy mẫu phân tích, đào tạo trong năm | Dịch vụ hứa miệng, không thực hiện |
| 11. Thanh toán | Kỳ hạn công nợ, hình thức, điều kiện áp dụng | Áp lực dòng tiền cho bên mua |
| 12. Chấm dứt và chuyển tiếp | Điều kiện chấm dứt, thời gian báo trước, xử lý hàng tồn | Đứt nguồn cung khi đổi nhà cung cấp |
Trong 12 khoản trên, khoản 4, 6 và 7 là ba khoản thường bị viết chung chung nhất. Đây cũng chính là ba khoản quyết định hợp đồng có thực sự bảo vệ nhà máy hay không khi thị trường biến động.
Ba cách thiết kế cơ chế giá
| Cơ chế | Cách vận hành | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Giá cố định theo kỳ | Chốt giá trong một khoảng thời gian, hết kỳ mới xem xét lại | Bên mua cần ổn định ngân sách, sản lượng đều |
| Giá theo công bố của hãng | Áp theo bảng giá hãng tại thời điểm giao, kèm mức chiết khấu cố định | Muốn minh bạch, chấp nhận giá lên xuống theo hãng |
| Giá có ngưỡng điều chỉnh | Giữ nguyên giá nếu biến động nằm trong ngưỡng thỏa thuận, vượt ngưỡng mới điều chỉnh | Hợp đồng dài, hai bên cùng chia sẻ rủi ro biến động |
Dù chọn cơ chế nào, hợp đồng cũng nên ghi rõ thời gian báo trước khi điều chỉnh giá và số lần điều chỉnh tối đa trong một năm. Thiếu hai chi tiết này, điều khoản giá gần như không có giá trị ràng buộc.
KPI nên đưa vào hợp đồng
| Chỉ số | Cách đo | Ý nghĩa với nhà máy |
|---|---|---|
| Tỷ lệ giao đúng hạn | Số đơn giao đúng ngày cam kết trên tổng số đơn | Bảo đảm kế hoạch bảo trì không bị lùi |
| Tỷ lệ giao đủ | Số đơn giao đủ số lượng ngay lần đầu | Tránh phải chia nhiều lần nhận hàng |
| Thời gian đáp ứng đơn khẩn | Số giờ từ khi xác nhận đơn đến khi hàng tới nhà máy | Quyết định thời gian dừng máy khi sự cố |
| Thời gian phản hồi kỹ thuật | Số giờ từ khi gửi yêu cầu đến khi có phản hồi | Xử lý nhanh khi nghi ngờ dầu có vấn đề |
| Tính đầy đủ chứng từ | Tỷ lệ lần giao có đủ COA, CQ, hóa đơn đúng hạn | Phục vụ kiểm toán và truy xuất nguồn gốc |
KPI chỉ có tác dụng khi gắn với cơ chế xử lý: ví dụ khi không đạt liên tiếp trong một số kỳ thì hai bên rà soát lại, hoặc bên mua được quyền mua ngoài phần thiếu mà không bị tính là vi phạm sản lượng cam kết.
Những sai sót thường gặp khi ký hợp đồng
- Chỉ ghi tên nhóm sản phẩm mà không ghi mã và cấp độ nhớt cụ thể, dẫn đến nhận hàng khác loại.
- Cam kết sản lượng quá cao so với nhu cầu thực, đến cuối kỳ không đạt bậc chiết khấu.
- Không quy định hàng chính hãng và cách kiểm tra; nên kèm quy trình theo bài cách kiểm tra dầu Shell chính hãng.
- Bỏ qua điều khoản chuyển đổi sản phẩm khi hãng ngừng một mã dầu; cần có nghĩa vụ đề xuất mã tương đương và hỗ trợ súc rửa, tham khảo bảng tra cứu tương đương dầu nhớt Shell.
- Không nêu địa điểm giao cụ thể khi doanh nghiệp có nhiều nhà xưởng, dẫn đến phát sinh phí vận chuyển.
- Thiếu điều khoản bảo mật về sản lượng và giá, nhất là với doanh nghiệp FDI.
Với các nhóm sản phẩm chính, nên đính kèm phụ lục danh mục có ảnh và mã hàng, lấy từ dầu nhớt công nghiệp Shell, dầu thủy lực Shell Tellus và mỡ bôi trơn Shell Gadus để tránh hiểu nhầm khi đặt hàng.
Lưu ý cho doanh nghiệp khu vực miền Bắc
| Yếu tố | Ảnh hưởng đến hợp đồng | Cách đưa vào điều khoản |
|---|---|---|
| Vị trí kho của nhà cung cấp | Quyết định có giao trong ngày được hay không | Ghi rõ kho xuất hàng và thời gian giao cam kết theo từng KCN |
| Nhà máy trong KCN có quy định ra vào | Xe giao hàng cần đăng ký trước, giao theo khung giờ | Thống nhất khung giờ giao và thủ tục đăng ký xe |
| Mùa nồm ẩm | Phuy để ngoài trời dễ hút ẩm qua nắp | Yêu cầu giao hàng còn nguyên đai kiện, bảo quản có mái che |
| Cao điểm cuối năm | Nhiều nhà máy cùng dừng máy bảo dưỡng | Chốt kế hoạch sản lượng theo quý và mức tồn kho dự phòng |
| Doanh nghiệp FDI | Yêu cầu hồ sơ, chứng từ và tuân thủ chặt | Bổ sung phụ lục chứng từ và quy định về hàng chính hãng |
Hồng Dương xuất hàng từ Kho Nam Sông Hồng tại Thanh Trì, Hà Nội và Kho Vinafco tại KCN Tiên Sơn, Bắc Ninh, nên có thể cam kết thời gian giao cụ thể cho các nhà máy tại Bắc Ninh, Hải Phòng, Hưng Yên và Hà Nội.
Câu hỏi thường gặp
Phổ biến là một năm cho lần hợp tác đầu, sau đó gia hạn theo kết quả thực hiện. Thời hạn dài hơn chỉ nên áp dụng khi đã có cơ chế điều chỉnh giá rõ ràng và KPI được theo dõi định kỳ.
Không bắt buộc, nhưng cam kết sản lượng là cơ sở để nhà cung cấp giữ tồn kho dự phòng và đưa mức chiết khấu tốt hơn. Nên cam kết mức thấp hơn nhu cầu dự kiến để tránh rủi ro không đạt.
Phụ thuộc cơ chế giá đã chọn. Với giá cố định theo kỳ, giá giữ nguyên đến hết kỳ. Với các cơ chế còn lại, cần có điều khoản về thời gian báo trước và ngưỡng biến động mới được điều chỉnh.
Tối thiểu là hóa đơn, phiếu giao hàng ghi số lô, chứng nhận chất lượng của lô hàng và giấy tờ chứng minh nguồn gốc chính hãng. Với doanh nghiệp FDI, nên thống nhất trước mẫu chứng từ ngay khi ký.
Kết luận
Một bộ điều khoản hợp đồng cung cấp dầu nhớt dài hạn đầy đủ giúp nhà máy chủ động về giá, về nguồn hàng và về chất lượng thay vì phụ thuộc vào thiện chí của nhà cung cấp. Hãy bắt đầu từ dữ liệu tiêu thụ thực tế, rà theo checklist 12 khoản ở trên và gắn KPI vào hợp đồng để có căn cứ đánh giá hằng năm.
Hồng Dương là nhà phân phối dầu nhớt Shell chính hãng, đã cung cấp theo hợp đồng dài hạn cho nhiều nhà máy tại khu vực miền Bắc. Liên hệ để nhận mẫu danh mục sản phẩm và trao đổi phương án cung ứng phù hợp với nhà máy của bạn.
- Hotline: 0913322699
- Email: Nguyenquangtruong@hongduong.com.vn
- Văn phòng: P105 Nhà C3 Làng Quốc Tế Thăng Long, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Kho hàng: Kho Nam Sông Hồng (Vitranimex), Km1 Phan Trọng Tuệ, Tam Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội và Kho Vinafco, đường TS8, KCN Tiên Sơn, Hoàn Sơn, Tiên Du, Bắc Ninh